Informacja ogólna |
Przygotowanie archiwów państwowych do przejmowania dokumentów elektronicznych powstających współcześnie w administracji publicznej jest nie tylko wyzwaniem XXI wieku, ale także obowiązkiem wynikającym z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U.06.97.673 z późn. zm.). Ustawa ta została zmieniona przez ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501). Wprowadzenie tych przepisów oznacza w praktyce, że archiwa państwowe powinny być gotowe do przejmowania także dokumentów elektronicznych. Jak wiadomo z wypracowanej tradycyjnej dokumentacji papierowej praktyki przekazywana do archiwów państwowych dokumentacja powinna być uporządkowana. Doprowadzenie nieuporządkowanych akt do przejrzystości może bowiem trwać bardzo długo i jest bardzo kosztowne. Istnieją więc przepisy prawa nakazujące odpowiednie przygotowanie dokumentacji aktowej do przekazania (Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych - Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Nie należy się więc dziwić, że i dla dokumentów elektronicznych prawo określa zasady ich uporządkowania przy przekazywaniu do archiwów państwowych. Są to przede wszystkim przepisy wynikające z art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej. Jednak same przepisy oczywiście nie wystarczą. W przypadku dokumentów elektronicznych, aby można było je gromadzić, udostępniać i jednocześnie chronić przed utratą lub zniszczeniem, zamiast regałów w magazynie potrzebne jest archiwom państwowym właściwe środowisko umożliwiające sprawne i bezpieczne wykonywanie ww. czynności.
Wychodząc naprzeciw potrzebom powstał prototyp systemu informatycznego do zarządzania archiwalnymi dokumentami elektronicznymi wytworzonymi przez administrację publiczną. W celu uproszczenia objaśnień znajdujących się na niniejszej stronie internetowej zwany także w skrócie Prototypem.