Informacja Ogólna

Archiwum Dokumentów Elektronicznych

Osiągnięcie gotowości do przejmowania dokumentów elektronicznych powstających współcześnie w administracji publicznej jest wyzwaniem nie tylko dla archiwów państwowych, ale również dla podmiotów zobowiązanych do przekazywania materiałów archiwalnych do tych archiwów, oraz dla producentów oprogramowania służącego do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Jest to także obowiązek wynikający z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z przepisów wynika, że wytwórcy dokumentacji w postaci elektronicznej muszą być gotowi do przekazania materiałów archiwalnych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, a archiwa państwowe muszą być gotowe na przyjęcie takiej dokumentacji, jej bezpieczne i długotrwałe przechowywanie oraz zgodne z przepisami prawa udostępnianie zainteresowanym stronom.

Z wypracowanej przez wieloletnie doświadczenie praktyki postępowania z tradycyjną dokumentacją papierową wynika, że powinna być ona przekazywana do archiwów państwowych jako dokumentacja uporządkowana. Przejmowanie akt nieuporządkowanych może bowiem trwać bardzo długo i jest bardzo kosztowne, co więcej, z uwagi na efekt skali, może być w ogóle niewykonalne. Istnieją więc przepisy prawa nakazujące odpowiednie przygotowanie dokumentacji aktowej do przekazania, zawarte w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Również dla dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, na którą składają się dokumenty elektroniczne wraz z opisującymi te dokumenty metadanymi, zapisy poświadczające sposób postępowania z tymi dokumentami oraz relacje zachodzące pomiędzy nimi, istnieją przepisy prawa określające zasady ich uporządkowania przy przekazywaniu do archiwów państwowych. Są to przede wszystkim przepisy wynikające z art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej.

Jest niezwykle ważne, aby problematyka przekazania dokumentacji w postaci elektronicznej do archiwum państwowego była uwzględniana na każdym z etapów tworzenia tej dokumentacji i zarządzania nią u wytwórcy, a nie dopiero na etapie przygotowania tej dokumentacji do przekazania do archiwum państwowego. Sam proces przygotowania dokumentacji do przekazania powinien być w znacznym stopniu zautomatyzowany, a rola czynnika ludzkiego powinna być sprowadzona do podejmowania decyzji o przekazaniu lub przyjęciu materiałów archiwalnych oraz do sprawowania nadzoru nad procesem przekazania.

Mając to na uwadze przygotowano prototyp systemu informatycznego Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Udostępniony prototyp umożliwia między innymi przetestowanie procesu przekazywania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej do archiwów państwowych przez interesariuszy tego procesu.

» Wersja do druku